概要
拡張機能「Outlook連携」を使用すると、Outlookでレビューの修正依頼や確認依頼のメール文面や、レビューの会議案内を自動生成できます。レビューファイルのパスや指摘のIDが入った投稿文を自動で作成するため、マウス操作だけでレビューメンバーへ連絡ができ、素早い情報共有が可能となります。
ここでは、拡張機能「Outlook連携」の動作や設定方法を紹介します。
目次
インストール
- ［ツール］メニュー -［拡張機能の管理］をクリックし、［拡張機能の管理］ダイアログを起動します。
- ［デンソークリエイト公式］より［Outlook連携］を選択します。
※検索ボックスに”編集支援"などと入力するとすぐに見つけることができます。 - ［インストール］ボタンをクリックします。
- Lightning Reviewを再起動します。
準備
［レビュー設定］で登録されているメンバとメールアドレスを紐づける必要があります。
- ［ツール］メニュー -［Outlook連携の設定］をクリックし、［Outlook連携の設定］ダイアログを起動します。
- テキストボックスにTSVまたはCSV形式で、1列目にメンバ名、2列目にメールアドレスを入力します。
※Excelからコピーペーストすると簡単です - レビューファイルを保存します。
※再編集時はCSV形式で表示されます。
本設定は設定したときに開いていたレビューファイルと同じフォルダ内のレビューファイル全てに適用されます。チームで誰か1人が設定すれば、他メンバーは設定不要です。
修正依頼・確認依頼メールを作成する
- ［タイルビュー］または［グリッドビュー］にて、対象の指摘を選択します。
※指摘を選択していない場合、［確認済み］ステータス以外のすべての指摘が対象となります。 - ［ツール］-［依頼メールの作成］メニューをクリックします。
※コンテキストメニューの［依頼メールの作成］メニューからでも起動できます。 - Outlookのメール作成画面が表示されます。メールの件名、宛先には以下が入力されます。
- 件名：レビュー対応依頼[［レビュー名］※]
※初期値（レビュー）の場合、ファイル名 - To ：指摘の修正者（ステータスが［未修正］の場合）と、確認者（ステータスが［修正済］の場合）
- CC ：レビューのメンバ（Toを除く）
- 件名：レビュー対応依頼[［レビュー名］※]
会議案内メールを作成する
- 保存済みで［準備］の手順を実施したレビューファイルを開きます。
- ［ツール］-［会議案内の作成］メニューをクリックすると、会議案内メールを自動作成します。
会議案内メールの件名、宛先には以下が入力されます。- 件名：レビュー案内[［レビュー名］※]
※初期値（レビュー）の場合、ファイル名 - To ：指摘の確認者
- CC ：レビューのメンバ（Toを除く）
- 本文：［レビュー名］、［目的］※1、［終了条件］※1、レビューファイルのパス、レビュー対象ドキュメントのパス※2
※1［レビュー設定］で［目的］や［終了条件］を入力している場合
※2 アウトラインツリーのドキュメントに設定されている場合
- 件名：レビュー案内[［レビュー名］※]
もっと使いこなす
［レビュー設定］の［目的」には、複数行の文章を記入できます。
［目的］や［終了条件］にレビュー観点を記入したテンプレートのレビューファイルを用意することで、会議案内を送信するたびに足りない要素を書き足すということもなくなります。
注意事項
- インストール直後の再起動時に限り、拡張機能のメニューが表示されない場合があります。その場合はもう一度、起動しなおしてください。